Copa Health
Notice of Privacy Practices
Your Information. Your Rights. Our Responsibilities.
This notice describes how behavioral health, medical, drug and alcohol related information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.
Copa Health (Copa) is required by law to maintain the privacy and confidentiality of information about you, your health and health care, and payment for the services we provide you. Information regarding your health care, including payment for your care, is protected by two federal laws: the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (“HIPAA”) and the Confidentiality Law, 42 C.F.R. Part 2 (“Part 2”).1 There are additional state law protections.
Your Rights
When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.
Get an electronic or paper copy of your medical record
- You can ask to see or get a paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this.
- Copa will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 working days of your request. Copa may charge a reasonable, cost-based fee.
Ask Copa to correct your medical record
- You can ask Copa to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask Copa how to do this.
- Copa may say “no” to your request. You will be informed as to why in writing within 60 days.
Request confidential communications
- You can ask Copa to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address.
- Copa will say “yes” to all reasonable requests.
Ask Copa to limit what is used or shared
- You can ask Copa not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. Copa is not required to agree to your request and may say “no” if it would affect your care.
- If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask Copa not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. Copa will say “yes” unless a law requires us to share that information. In the case of alcohol or drug treatment services, if you decide not to let us share information for billing purposes, Copa may deny services to you.
- You can ask for a list (accounting) of the times Copa has shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
- Copa will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you have personally requested). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.
Get a copy of this privacy notice
You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. Copa will provide you with a paper copy promptly.
Choose someone to act for you
- If you have given someone Power of Attorney or if someone is your Legal Guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.
- Copa will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.
File a complaint if you feel your rights are violated
- You can complain if you feel we have violated your rights by contacting our Privacy Officer at 480-969-3800 Ext 289.
- You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. A violation of the Confidentiality Law (Part 2) is a crime, and any suspected violations should be reported to the United States Attorney for Arizona.
- Copa will not retaliate against you for filing a complaint.
Right to receive a notice from us if we think your personal health information has been improperly disclosed (often called a “breach”)
Copa will notify you in accordance with state and federal law if we discover a breach has occurred such that your protected health information has been compromised. If we decide this notice is necessary, it will happen after we do an investigation according to the state and federal laws.
Your Choices
For certain health information, you can tell Copa your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.
In these cases, you have both the right and choice to tell Copa to:
- Share information with your family, close friends, or others involved in your care
- Share information in a disaster relief situation
If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, Copa may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. Copa may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.
In these cases, Copa never shares your information unless you give us written permission:
- Marketing purposes
- Sale of your information
- Most sharing of psychotherapy notes
- If you are applying for or receiving services for drug or alcohol abuse, we may not acknowledge to a person outside of our program that you attend our program or in any way that identifies you as attending our program
In the case of fundraising:
- Copa may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again.
Our Uses and Disclosures:
How does Copa typically use or share your health information?
Copa is allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.
To provide you services and treatment
Without your consent Copa may use your health information and share it with other professionals who are treating you unless we provide you with drug or alcohol services and then we need your consent to share information.
To operate our business
Sometimes Copa has agreements with other organizations that either help us with services or help us with running our business and our agreements allow us to share information. These agreements comply with federal law and require these organizations to treat information the same way we do.
To bill for our services
Without your consent, Copa may use your information to bill for our services that we have provided but only with your consent for drug and alcohol services.
Help with public health and safety issues
Copa can share health information about you for certain situations such as:
- Preventing disease
- Helping with product recalls
- Reporting adverse reactions to medications
- Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
- Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety
Do research; respond to audits, investigations or evaluations
Copa can use or share your information for health research, audits, investigations or evaluations of our programs.
Comply with the law
Copa will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.
Respond to organ and tissue donation requests
Copa can share health information about you with organ procurement organizations.
Work with a medical examiner or funeral director
Copa can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.
Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests
Respond to lawsuits and legal actions
Copa can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.
Working with a health information exchange
Copa also shares information with a Health Information Exchange (“HIE”). An HIE is a big database that allows us to coordinate and improve your care. We will talk with you about the HIE, and you can tell us if you don’t want your information shared.
Our Responsibilities
- Copa is required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
- Copa will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
- Copa must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
- Copa will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.
For more information see:
www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html
Changes to the Terms of this Notice
Copa can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our office, and on our web site.
Marc Community Resources, Inc.
Aviso de prácticas de privacidad
Tu información. Tus derechos. Nuestras responsabilidades.
Este aviso describe la manera en la que la información relacionada con tu salud conductual, médica, consumo de drogas y alcohol, podría usarse y divulgarse, y la manera en la que puedes tener acceso a esta información. Por favor, revísala con cuidado.
Marc Community Resources, Inc. (Marc) está obligada, por ley, a mantener la privacidad y confidencialidad de la información sobre tu salud, atención médica y los pagos que recibimos por los servicios prestados. La información relacionada con la atención médica que te proveemos, incluyendo los pagos, está protegida por dos leyes federales: la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (“HIPAA”) y la Ley de Confidencialidad, 42 C.F.R. Apartado 2 (“Apartado 2”).1 También hay protección legal adicional por parte del estado.
Tus derechos
Cuando se trata de información relacionada con tu salud, tienes ciertos derechos. Esta sección explica esos derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarte.
Obtén una copia electrónica o impresa de tus registros médicos
- Puedes pedir revisar u obtener una copia impresa de tus registros médicos y otra información relacionada con tu salud, que se encuentra en nuestro poder. Pregúntanos cómo solicitarla.
- Marc te entregará una copia o resumen de tu información médica, por lo general dentro de los 30 días laborales de la fecha de tu solicitud. Es posible que Marc te cobre una cuota razonable basada en el costo de la copia.
Solicita a Marc que corrija tus registros médicos
- Puedes pedirle a Marc que corrija información relacionada con tu salud si piensas que es incorrecta o está incompleta. Pregunta cómo hacerlo.
- Marc puede decir “no” a tu solicitud. Se te informará por escrito especificando la razón de esta negativa dentro de los siguientes 60 días.
Solicita a Marc confidencialidad en la comunicación
- Puedes pedirle a Marc que se comunique contigo de una manera específica (por ejemplo, al teléfono de casa o de la oficina) o enviar la correspondencia a una dirección diferente.
- Marc dirá “sí” a todas las solicitudes razonables.
Solicita a Marc limitar lo que usa o comparte
- Puedes pedir a Marc no usar o compartir cierta información médica para tratamiento, pago o nuestras operaciones. Marc no está obligado a estar de acuerdo con tu solicitud y puede decir “no” si considera que afecta los servicios que te prestamos.
- Si pagas por un producto o servicio médico por tu cuenta, puedes pedirle a Marc que no compartir esa información – con propósitos de pagos o de nuestras operaciones–, con tu seguro médico. Marc dirá “sí” a menos que una ley nos obligue a compartir esa información. En casos de servicios de tratamiento por alcohol o drogas, si decides no permitirnos compartir información con propósitos de facturación, Marc podría negarte los servicios.
- Obtén una lista de aquellos con quienes Marc ha compartido información
- Puedes pedir una lista (contable) de las veces que Marc ha compartido tu información médica, desde seis años anteriores a la fecha de tu solicitud, especificando fecha, con quién la compartimos y por qué.
- Marc incluirá todas las veces que ha revelado tu información, con excepción de aquellas relacionadas con tratamiento, pago, operaciones de cuidados médicos y algunos otros detalles revelados (como los que solicitaste personalmente). Te podemos dar una lista contable de un año, sin costo. Si pides otra lista antes de 12 meses te cobraremos una cuota razonable.
Obtén copia de este aviso privado
Puedes pedir una copia impresa de este aviso en cualquier momento. Aún si estuviste de acuerdo en recibir tus avisos por correo electrónico. Marc te entregará una copia inmediatamente.
Elige a un representante
- Si le has dado una carta poder a alguien o tienes un tutor legal, esa persona puede ejercer tus derechos y tomar decisiones sobre tu información médica.
- Marc se asegurará que esa persona tenga esta autoridad y pueda actuar en tu nombre antes de que tomemos alguna acción.
Presenta una queja si crees que tus derechos han sido violados
- Puedes quejarte si sientes que hemos violado tus derechos. Comunícate con nuestro oficial de privacidad, Billy Ludwick al 480-969-3800 Ext 289 o billy.ludwick@marccr.com.
- Puedes presentar una queja en la Oficina de Derechos Civiles del Departamento Federal de Salud y Servicios Humanos. Hay varias maneras de hacerlo, envía una carta a la siguiente dirección: 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llama al 1-877-696-6775, o visita www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. Una violación de la ley de confidencialidad (Apartado 2) es un delito y cualquier violación que se sospeche debe ser reportada ante el Procurador de los Estados Unidos para Arizona.
- Derecho a recibir un aviso nuestro si pensamos que tu información personal de salud ha sido divulgada de manera inapropiada (hecho conocido como “filtración”)
- Marc te informará conforme a las leyes estatales y federales si descubrimos que ha ocurrido una filtración y que tu información médica protegida ha sido comprometida. Si consideramos que este aviso es necesario, lo mandaremos después de que hagamos una investigación conforme a las leyes estatales y federales.
Tus opciones
Para cierta información médica, puedes decirle a Marc tus opciones acerca de lo que compartimos. Si tienes una preferencia clara por la manera en la que compartimos tu información en las situaciones descritas abajo, habla con nosotros. Dinos qué es lo que quieres que hagamos, y seguiremos tus instrucciones.
En estos casos, tienes tanto el derecho y la opción de decirle a Marc lo siguiente:
- Que comparta información con tu familia, amigos cercanos y otras personas involucradas en este caso.
- Que comparta información en una situación de alivio ante desastres.
Si no estás en condiciones de decirnos tus preferencias, por ejemplo, si estás inconsciente, Marc puede decidir compartir la información si considera que es lo mejor para ti. Marc también puede compartir tu información cuando sea necesario para disminuir una amenaza grave e inminente a la salud o la seguridad.
En los siguientes casos, Marc nunca compartirá tu información a menos que nos des permiso por escrito:
- Propósitos de marketing.
- Venta de tu información.
- La mayoría de las notas de psicoterapia compartidas.
- Si estás solicitando o recibiendo servicios por abuso de drogas o alcohol, no podemos decirle a una persona externa que asistes a nuestro programa o darle información que, de alguna manera, te identifique como un cliente de nuestro programa.
En caso de recaudación de fondos:
- Es posible que Marc se comunique contigo como parte de sus esfuerzos por recaudar fondos, pero nos puedes pedir que no nos comuniquemos otra vez.
Nuestros usos y divulgaciones:
¿De qué manera Marc usa o comparte tu información?
A Marc se le permite o se le exige que comparta su información de otras maneras, generalmente de aquellas que contribuyen al bienestar de la población, como la salud pública y la investigación. Sin embargo, tenemos que cumplir con muchas condiciones legales antes de que podamos compartir tu información con ese propósito. Hay más información en el siguiente sitio: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.
Para prestar servicios y tratamiento
Sin tu consentimiento, Marc puede usar tu información médica y compartirla con otros profesionales involucrados en tu tratamiento, a menos que se trate de servicios relacionados con el abuso de drogas y alcohol y necesitemos tu consentimiento para compartir esta información.
En apoyo de nuestras operaciones
Algunas veces Marc hace acuerdos con otras organizaciones que nos apoyan con servicios o con la administración de nuestra compañía y nuestros acuerdos nos permiten compartir información. Estos acuerdos cumplen con las leyes federales y obligan a estas organizaciones a tratar la información de nuestros clientes de la misma manera en la que nosotros lo hacemos.
Con fines de facturación
Sin tu consentimiento, Marc puede usar tu información para facturar el cobro de los servicios que hemos proporcionado pero solamente con tu consentimiento cuando se trate de tratamiento por abuso de drogas y alcohol.
Para apoyar la salud pública y seguridad
Marc puede compartir tu información médica en ciertas situaciones, con el propósito de:
- Prevenir enfermedades.
- Ayudar con el retiro de productos del mercado.
- Reportar reacciones adversas a medicamentos.
- Reportar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica.
- Prevenir o reducir una seria amenaza para la salud o seguridad de una persona.
Para apoyar estudios, auditorias, investigaciones o evaluaciones
Marc puede usar o compartir tu información médica en estudios médicos, auditorías, investigaciones o en la evaluación de nuestros programas.
En cumplimiento de la ley
Marc compartirá información tuya si las leyes estatales o federales así lo requieren, también cuando el Departamento de Salud y Servicios Humanos quiera ver que estamos cumpliendo con la ley federal de privacidad.
Para responder a solicitudes de donación de órganos y tejidos
Marc puede compartir información tuya con organizaciones de donación de órganos.
En apoyo de médicos forenses y funerarias
Marc puede compartir tu información médica con un médico forense o director de una funeraria, cuando un individuo muere.
Para responder a asuntos de compensación laboral, aplicación de la ley y otras solicitudes del gobierno
Para responder a demandas y acciones legales
Marc puede compartir tu información médica ante la petición de una corte, una orden administrativa o una citación.
Intercambio de información médica
Marc también participa en el intercambio de información médica (Health Information Exchange, “HIE”). Se trata de una amplia base de datos que nos permite coordinar y mejorar los cuidados que le prestamos. Hablaremos contigo acerca de este intercambio de información médica, y nos puedes decir si no deseas que compartamos tus registros médicos.
Nuestras responsabilidades
- Marc está obligado por ley a mantener la privacidad y seguridad de tu información médica protegida.
- Marc te avisará con oportunidad si llegara a ocurrir una filtración de información que pudiera comprometer la privacidad o seguridad de tu información.
- Marc debe cumplir con las responsabilidades y prácticas de privacidad descritas en este aviso y darte una copia del mismo.
- Marc no usará ni compartirá tu información médica de manera diferente a la que se describe aquí, a menos que nos des permiso por escrito. Si nos dices que podemos hacerlo, puedes cambiar de opinión en cualquier momento. Infórmanos por escrito si cambias de opinión.
Para más información visita:
www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html
Cambios a los términos de este aviso
Marc puede cambiar los términos de este aviso, y los cambios aplicarán a toda la información tuya que tenemos. El nuevo aviso estará disponible cuando se solicite, en nuestra oficina y en nuestro sitio web.
